A vállalkozás adatainak beállítása
A vállalkozás alapadatainak és a kezelők jogosultságainak beállítása
Mint minden programnál és applikációnál, a Készletemben is személyre kell szabni a programot a vállalkozás adatainak és a kezelők adatainak, jogosultságainak megadásával. A vállalkozás neve, címe, adószáma, közösségi adószáma, bankja, bankszámlaszáma, adóraktári azonosító száma, alanyi ÁFA mentes státusza, pénzforgalmi ÁFA elszámolási besorolása adható meg itt, illetve a cég logóját lehet feltölteni jpg formátumban.
A vállalkozást regisztráló személy jogosult újabb kezelőket regisztrálni és hozzáférési jogaikat megadni. Lényegében minden funkció külön engedélyezhető, így szükség esetén szét lehet választani például az árazást és a számlázást vagy pénztár kezelését. Mivel web alapú rendszerről van szó, lehetséges, hogy az árazást végző személy teljesen máshol legyen, mint ahol a bolt van, akár otthonról is dolgozhat.
A beállításoknál lehet felvenni a raktár vagy bolt megnevezését és címét, illetve a több raktáras előfizetői csomagban több raktárat vagy boltot is meg lehet adni. A készletkezelés (bevételezés, értékesítést) raktáranként/boltonként külön-külön történik.
Regisztrációt követően automatikusan XS Díjcsomagba kerül a vállalkozás a Készletemben. Ez a díjcsomag ingyenes és a törzsadatkezelést valamint a számlázási funkciót foglalja magában. Amennyiben ennél többre vágysz, akkor a programba belépve a Beállítások menüpontban lévő Díjcsomag beállítás és lemondás funkciót választva lehet magasabb díjcsomagot választani, mely azonnal életbe is lép.
Törzsadatok
A törzsadatok között adhatod meg a termékeid és szolgáltatásaid adatait, a nevét, vámtarfiszámát, ÁFA besorolsát, bruttó, nettó súlyát, göngyölegét. Egy termékhez több vonalkód és szállítói cikkszám is kapcsolható, illetve fényképeket lehet róla feltölteni. A törzsadatok között található a cikkcsoport lista. A cikkcsoportok szabadon alakíthatóak, a cikkcsoport kód 4-6 karakteres lehet. Amikor a termékeket felveszed az árutörzsbe, akkor cikkcsoporthoz lehet őket kapcsolni, ami segítséget fog jelenteni a lekérdezések, statisztikák elemzésekor, ugyanis a termékek készletére és forgalmára vonatkozó kimutatásokat cikkcsoportra összesítve is el tudod készíteni. A cikkcsoportok cikkfőcsoportokba sorolhatók a könnyebb hierarchikus csoportosítás érdekében, erről a lenti "Cikkfőcsoport bevezetése" fejezetben olvashatsz részletesen. A termék- és partnertörzs Excel sablonból importálható, így a meglévő adataidat nem kell újra rögzíteni, az áruk és a partnerek adatai pedig NAV XML formátumban exportálhatók. A rendszer a termékek fogyasztói árát, tehát általános forgalmi adót tartalmazó eladási árát alapvető beállításként kezeli. A törzsadatok menüben lehet megadni a fogyasztói ártól különböző ártípusokat. Ha egy vállalkozás például kiszolgál kiskereskedelmi és nagykereskedelmi ügyfeleket is, akkor valószínű, hogy különböző árat fog alkalmazni a két szegmensben ugyanarra a termékre. Ugyanígy előfordulhat, hogy más az ár a fizikai boltban és a webshopban. Akciós ár esetén megadhatod, hogy az akciós ár milyen kezdő időponttól meddig érvényes. Az így megadott dátum előtt és azt követően számlázáskor már nem kínálja fel a rendszer azt az ártípust, amelynek érvényessége még nem kezdődött el vagy már lejárt.
Arra is van lehetőség, hogy egyes partnereknek határozzál meg különböző árat, akár devizában is. A partner árat a partnertörzsből megnyíló, partnerárak megadására szolgáló cikklistában tudod rögzíteni.
Cikkfőcsoport bevezetése
A cikkek könnyebb hierarchikus csoportosítása érdekében bevezettünk egy új kategóriát, a cikkfőcsoportot, amely alá a cikkcsoportokat be lehet rendezni.
A cikkfőcsoport egy olyan speciális cikkcsoport, amely alá be lehet sorolni normál cikkcsoportokat, viszont nem tartalmazhat besorolt cikkeket.
A "Cikkcsoportok" törzsadat táblázatban lehet megadni vagy módosítani a cikkfőcsoportokat (a cikkcsoport felvitel és módosítás funkciókban), és besorolni az alájuk tartozó cikkcsoportokat. A táblázat megjelenését lehet szűrni, hogy csak a cikkfőcsoportokat, illetve csak egy kiválasztott főcsoportba tartozó cikkcsoportokat mutassa. A sorok elején kis ikon jelöli a cikkfőcsoportokat.
A cikkcsoport kiválasztást tartalmazó program funkciók esetén, pl. a terméktörzsben, a lenyíló cikkcsoport lista cikkfőcsoport/cikkcsoport hierarchia szerint jelenik meg, végén a főcsoportba be nem sorolt cikkcsoportokkal.
Ha az adott program funkcióban a cikkcsoport kiválasztáskor lehetséges új cikkcsoport létrehozása is (pl. új termék felvitelkor a cikkcsoport adat), azonnal lehetőség van az új cikkcsoport cikkfőcsoportba sorolására.
A "Kosaras promóció beállítás" funkció cikkcsoport kiválasztás felugró ablakában lehetőség van cikkfőcsoport kiválasztására is. Ilyenkor a kiválasztott cikkfőcsoportba tartozó összes cikkcsoport kijelölt lesz, az addigi kijelölések pedig törlődnek.
A "Promóció tranzakciók" kimutatás szűrőfeltételeinek megadásakor a cikkcsoport kiválasztás felugró ablakban a cikkfőcsoport kiválasztásával szűkíthető a megjelenő cikkcsoportok listája.
A Készletem jelenleg alapvetően forint alapú nyilvántartás vezetésére szolgál, de számlát, bevételezési bizonylatot és szállítólevelet devizában is ki tudsz állítani. Tehát az árutörzsben forintban meghatározott ár átváltásával számlázhatsz például euróban. Az alkalmazandó devizaárfolyamot a törzsadatok között adhatod meg tetszőlegesen vagy lekérheted az aznapi MNB árfolyamot, mely egy gombnyomással frissül. Számlázáskor a beállított árfolyamon váltja át a forint összeget a program. A Törzsadatok között lehet felvinni a partnerek adatait, vevőket, szállítókat, a NAV-nál nyilvántartott cégnevet és címet le lehet kérni, a fizetési feltételeket, kapcsolattartási adatokat hozzáadhatod. Az itt megadott emailcímet a számla készítése után felkínálja a program és így egy gombnyomással el tudod küldeni a partnerednek.